Externalización del canal de denuncias (Whistleblowing System)
A día de hoy no cabe duda que los canales de denuncia/éticos son, actualmente, un elemento esencial de todo sistema de gestión de Compliance.
Ahora bien, y por sorprendente que parezca, la regulación de estos canales era prácticamente inexistente hasta la entrada en vigor de la Directiva whistleblowing (Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión). La Directiva concedió un plazo de dos años para su transposición al ordenamiento jurídico interno, que expira este mismo 2021.
En este escenario, y en el marco de un Congreso de Compliance celebrado la semana pasada de forma telemática, el Excmo. Sr. D. Juan Carlos Campo, Ministro de Justicia, manifestó que es tarea prioritaria del Gobierno la transposición de la Directiva whistleblowing.
Cabe recordar que la Directiva whistleblowing impone la obligación de implantar un canal de denuncias (art. 8) tanto para empresas del sector público como del sector privado. En este último caso, se impone la obligación siempre que dichas entidades tengan más de 50 trabajadores o su actividad esté relacionada con la prestación de servicios y venta de productos relacionados con los mercados financieros; la prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo. No obstante, la Directiva whistleblowing también contempla que los Estados Miembros puedan exigir a las entidades del sector privado con menos de 50 trabajadores la adopción de canales de denuncia internos.
A la espera de la transposición de dicha Directiva whistleblowing, cabe destacar que todas las empresas españolas que cuentan con un buen sistema de Compliance –e incluso muchas que carecen del mismo- ya disponen de canales de denuncia/éticos internos. Por tanto, una vez transpuesta la Directiva, será necesario ajustar sus protocolos internos a la nueva regulación.
Desde el Departamento de Compliance de Molins Defensa Penal asesoramos a nuestros clientes en el diseño e implantación de canales de denuncia o éticos, así como en la elaboración de protocolos, políticas y reglamentos que los regulen de acuerdo con el Código Penal; la UNE 19601:2017 de Sistemas de gestión de Compliance penal; Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales; otra legislación con incidencia en materia de denuncias e investigaciones internas (como la laboral), e incluso conforme a la Directiva whistleblowing (y, próximamente, conforme a la esperada legislación española). Además, también gestionamos externamente canales de denuncia de las organizaciones que así lo deseen.
Porque, ¿puede externalizarse la gestión del canal de denuncias?
La respuesta es sí. De hecho, la propia Directiva whistleblowing admite la posibilidad de que la gestión del sistema de denuncias se delegue en asesores externos. En todo caso cabe recordar que, con anterioridad a la Directiva, la Circular 1/2016 de la Fiscalía General del Estado (Circular 1/2016, de 22 de enero, sobre la responsabilidad penal de las personas jurídicas conforme a la reforma del Código Penal efectuada por Ley Orgánica 1/2015) ya establece la posibilidad de externalizar ciertos servicios de Compliance, poniendo como ejemplo la formación a directivos y empleados y, precisamente, la gestión de los canales de denuncias, siempre que el oficial de cumplimiento sea un órgano de la persona jurídica.
Llegados a este punto tenemos claro que, si bien el órgano de cumplimiento y, en su caso el compliance officer o encargado de cumplimiento debe formar parte de la organización, por cuanto el Código Penal (art. 31 bis) establece que deberá designarse a «un órgano de la persona jurídica», ello no es óbice para que un tercero experto y externo a la organización empresarial pueda prestar apoyo u asesoramiento continuado al mismo.
Como se ha apuntado, desde el Departamento de Compliance de Molins Defensa Penal ofrecemos, entre otros, los siguientes servicios personalizados a cada organización en relación a los canales de denuncia / éticos:
- Diseño del sistema más adecuado para la organización.
- Asesoramiento para la implantación técnica del sistema por parte de la organización (correo electrónico; banner en la web/intranet; etcétera).
- Implantación de un software para la gestión y custodia de las denuncias recibidas.
- Diseño de Circulares para la comunicación del canal de denuncias y de derechos y deberes a los empleados de la organización.
- Diseño de comunicación a terceros en relación al canal de denuncias de la organización.
- Diseño y/o formación presencial/telemática en materia de derechos y deberes de los empleados respecto del canal de denuncias.
- Recepción y gestión del canal de denuncias de la organización (correo electrónico; software; etcétera).
- Asesoramiento en materia de canal de denuncias (cómo proceder ante una denuncia verosímil) e investigaciones internas.
Además de ser expertos en Compliance penal, el Departamento cuenta con una red de colaboradores especializados en otras materias a fin de ofrecer al cliente un servicio integral respecto al canal de denuncias e investigaciones internas. Por ejemplo; implantación de sistemas/softwares técnicos; adecuación en materia de protección de datos; asesoramiento laboral en caso de sanción disciplinaria; etcétera.
Anna Núñez Miró – anunez@molins.eu
Abogada Directora del Departamento de Compliance de Molins Defensa Penal