Compliance y COVID-19
Como siempre hemos apuntado, el Compliance abarca mucho más que la prevención de delitos. Compliance es cumplimiento de la normativa aplicable a la empresa, así como de aquella que voluntariamente decide asumir. Esta normativa –sea externa o interna-, por supuesto, puede y debe aglutinar más esferas de cumplimiento que la prevención de delitos – ultima ratio-.
En el contexto actual de Estado de Alarma proclamado por el Real Decreto 463/2020, de 14 de marzo, no son pocas ya las obligaciones –y derechos- que surgen en materia de cumplimiento para las empresas. Sin entrar a valorar el contenido de las pautas oficiales existentes por el COVID-19, es importante apuntar que las empresas deberán cumplir y tomar en consideración todas las obligaciones que se están dictaminando en relación con la crisis sanitaria, esto es, poner en marcha sus Compliance por el COVID-19.
Ahora bien, vaya por delante que lo absolutamente prioritario en estos momentos para cualquier empresa es la protección de la salud pública de todos sus integrantes y colaboradores.
A través del siguiente enlace podréis encontrar el código electrónico del BOE de la Crisis Sanitaria COVID-19:
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En materia de protección de datos
En materia de protección de datos contamos con la publicación de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) de preguntas frecuentes recibidas en relación con el COVID-19 y con el informe de fecha de 12 de marzo de 2020 en el que analiza el tratamiento de datos personales en relación con la situación derivada de la extensión del virus COVID-19. En este contexto, las empresas deberán tomar en consideración cuestiones como: el tratamiento de la información de trabajadores infectados por coronavirus y las excepciones; la solicitud de información a trabajadores y ajenos a la empresa respecto a países a los que hayan viajado anteriormente o si presentan sintomatología; la obligación de información del trabajador de notificar a la empresa si se encuentra afectado por coronavirus y la posibilidad de tomar la temperatura a los trabajadores.
Aquí el enlace al informe y a las preguntas frecuentes: COVID_19.pdfhttps://www.aepd.es/es/documento/2020-0017.pdf
https://www.aepd.es/sites/default/files/2020-03/FAQ-COVID_19.pdf
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En materia laboral
En materia laboral contamos con las pautas establecidas en los RDL 6/2020, de 10 de marzo, el 7/2020, de 12 de marzo y el 8/2020 de 17 de marzo. En estos reales decretos se establecen obligaciones para las empresas en relación con: el carácter preferente del trabajo a distancia; la adaptación del horario y reducción de jornada; las medidas de flexibilización de los mecanismos de ajuste temporal de actividad para evitar despidos; entre otras medidas relativas a la protección el trabajador, por supuesto.
En caso de no poder optar por el trabajo a distancia o, aun habiéndolo hecho, la empresa considera que los empleados podrían necesitar acceder a sus instalaciones, se recomienda elaborar una Carta de autorización para el tránsito con motivo de trabajo de conformidad con el art. 7.1.b del Real Decreto 463/2020.
En caso de optar por el trabajo a distancia, se recomienda comunicar a terceros la situación excepcional y los medios de comunicación existentes para poder seguir prestando servicios de forma telemática y, a ser posible, la elaboración de un Protocolo de teletrabajo que contemple, entre otras: medidas de protección de la información; medidas IT reforzadas para el buen funcionamiento de los equipos informáticos; obligaciones de la empresa y los trabajadores en materia de protección de datos; etcétera.
Aquí los enlaces a los RD:
- https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2020-3434
- https://www.boe.es/boe/dias/2020/03/13/pdfs/BOE-A-2020-3580.pdf
- https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2020-3824
- https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2020-3692
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En materia de prevención de riesgos laborales y salud pública
En esta ocasión entra en juego el absoluto cumplimiento de la normativa en materia de Prevención de Riesgos Laborales (PRL) de las empresas. Es importante actualizar y comunicar las nuevas medidas adoptadas como consecuencia del COVID-19. En este caso, por ejemplo, disponemos de la Guía para la actuación en el ámbito laboral en relación al nuevo Coronavirus del Ministerio de Trabajo y Economía Social: http://prensa.mitramiss.gob.es/WebPrensa/pdf/guia_definitiva.pdf. La Guía establece las medidas preventivas que deberá tomar la empresa para garantizar la seguridad y salud de las personas trabajadoras y se remite al Procedimiento de actuación para los servicios de prevención de riesgos laborales frente a la exposición al nuevo coronavirus (SARS-COV-2) del Ministerio de Sanidad:
Desde que inició esta crisis, muchas son las empresas que han desarrollado instrucciones técnicas de control de infección por COVID-19, entre otras medidas, a fin de cumplir con los planes de PRL.
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En materia societaria, mercantil y concursal
También los RDL 7/2020, de 12 de marzo y el 8/2020 de 17 de marzo establecen medidas tomadas por el Gobierno en materia societaria, mercantil y concursal. Entre los derechos y obligaciones se encuentran, entre otras, medidas en relación a: la convocatoria, celebración y adopción de acuerdos en los órganos de gobierno y de administración; formulación, auditoría y aprobación de cuentas anuales; limitación al derecho de separación de los socios; socios cooperativos durante el estado de alarma; caducidad de los asientos del registro; deber de solicitud del concurso de acreedores; disolución de sociedades y obligaciones y derechos para sociedades anónimas cotizadas.
Aquí los enlaces:
- https://www.boe.es/boe/dias/2020/03/13/pdfs/BOE-A-2020-3580.pdf
- https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2020-3824
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En materia de contratación pública
En materia de contratación pública, el RD 8/2020, de 17 de marzo, establece medidas relacionadas con: los contratos públicos de servicios y de suministros de prestación sucesiva y de contratos públicos de servicios de suministro que no sean de prestación sucesiva; contratos públicos de obras; contratos públicos de concesión de obras y de concesión de servicios; contratos públicos en los sectores del agua, la energía, los transportes y los servicios postales; los contratos no susceptibles de suspensión y otras medidas.
Aquí el link del RD 8/2020, de 17 de marzo:
https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2020-3824
Asimismo, les dejamos el link del Decreto Ley 7/2020, de 17 de marzo, de medidas urgentes en materia de contratación pública, de salud y gestión de residuos sanitarios, de transparencia, de transporte público y en materia tributaria y económica de la Generalitat de Catalunya:
En conclusión:
En este escenario, si bien la presente nota no pretende ser exhaustiva respecto a las obligaciones a adoptar para las empresas en la actual situación de crisis sanitaria, queda patente que no son pocas las medidas, obligaciones e instrucciones que se han promulgado para éstas en apenas una semana.
Así pues, y como apuntábamos al inicio de la presente nota, consideramos que es realmente importante que las empresas sigan cumpliendo con sus sistemas de Compliance a fin de seguir demostrando el cumplimiento de la normativa y la ética en los negocios. Asimismo, es absolutamente recomendable que se deje constancia documental en acta de todas aquellas decisiones que se tomen en esta situación excepcional de crisis sanitaria.
Para cualquier consulta en relación a la materia, póngase en contacto con nuestro Departamento de Compliance a través del correo electrónico compliance@molins.eu. Estaremos encantados de atenderle.
No queremos finalizar esta nota sin un mensaje de ánimo y de apoyo a todas aquellas personas, empresas, colectivos y profesionales que se encuentran afectados por la pandemia y a los que trabajan duramente cada día para que podamos superar esta situación lo antes posible.
Abogada Directora del Departamento de Compliance de Molins Defensa Penal.